La Tribune ti porta dietro le quinte del Gran Premio

Dopo tre giorni di gara, si accumulano ore e ore di lavoro per gli organizzatori del Gran Premio Ski-Doo di Valcourt. Non appena il sito sarà stato svuotato e consegnato a BRP al termine delle gare, inizieremo già a lavorare alla prossima edizione!

“Nei giorni successivi al Gran Premio facciamo il punto: cosa ha funzionato bene, cosa deve essere migliorato, ecc. Valcourt è il punto di riferimento per gli eventi sportivi motoristici invernali. Per molti atleti, questo è il posto dove competere. Vogliamo quindi fare sempre meglio, continuare a sorprendere, differenziarci. Ecco perché siamo sempre alla ricerca di nuove idee”, spiega Dave Paryzo. Un modo di fare che funziona, il Gran Premio Ski-Doo di Valcourt attira sempre più piloti e spettatori!

Una squadra piccola e ben assortita

Insieme a Guillaume Richard, direttore generale, e Marie-Claude Laverdière, coordinatrice degli eventi, il coordinatore marketing e media è uno dei tre membri permanenti del team del Grand Prix. “Lavoriamo tutto l’anno. Anche durante le vacanze estive, restiamo attenti a ciò che accade nei festival e negli eventi a cui visitiamo; ci ispiriamo così alle migliori pratiche dell’evento”, sottolinea Dave che, non appena inizia la stagione agonistica invernale, si sposta da un luogo di gara all’altro, con il camion del Gran Premio, per pubblicizzare l’evento ai piloti e al grande pubblico. “Non ho problemi a prendere il microfono e promuovere il Gran Premio! Per quanto possibile, cerchiamo di essere ovunque possiamo raggiungere le persone interessate al nostro evento”.

L’équipe permanente è supportata dal consiglio d’amministrazione, tutto volontario, che si riunisce ogni mese da settembre a giugno. Per l’edizione 2025 era composto da Martin Simard, responsabile dei bar; Marie-Lou Dussault, responsabile della biglietteria; Kim Bouthillette, responsabile dell’accreditamento; Pier-Olivier Trudel, responsabile delle superfici di gara; Frédéric Cotton, responsabile della sicurezza; Pierre-Olivier Cabana, direttore di corsa; Christian Roy, responsabile acquisti; e Stéphane Bombardier, responsabile della sicurezza – centro pista. Durante l’evento vengono a dare una mano circa 350 volontari.

Un lavoro colossale

“Poiché il sito appartiene a BRP e viene utilizzato, tra le altre cose, per testare nuovi prodotti, l’accesso ad esso è molto limitato al di fuori delle quattro settimane in cui ci viene prestato. Quando andiamo lì per svolgere i vari lavori di preparazione, dobbiamo quindi specificare chiaramente chi ci sarà, cosa faremo lì, per quanto tempo, ecc. Richiede un’attenta pianificazione del layout del sito”, spiega Dave.

BRP consegna quindi le “chiavi” del sito del Gran Premio tre settimane prima dell’evento e le ritira una settimana dopo le gare. “Non dobbiamo dimenticare che stiamo costruendo il sito dalla A alla Z: al nostro arrivo non c’è nulla, né piste, né servizi igienici, né tendoni, né recinzioni, ecc.” Sei persone lavorano a tempo pieno alla disposizione dei locali. Già solo la progettazione dei circuiti di gara rappresenta una sfida impegnativa, come potrete constatare leggendo questo testo (link all’intervista a Pierre-Olivier Trudel).

“Organizzare un evento così grande significa portare a termine tanti piccoli compiti. Ci sono molti dettagli che contribuiscono a rendere l’esperienza piacevole. Quest’anno, ad esempio, abbiamo apportato piccoli miglioramenti per rendere più fluida l’emissione dei biglietti. Dal colore dei braccialetti – per evitare che siano uguali a quelli dell’anno precedente – alla scelta dei vestiti che proporremo in negozio – che seguano la tendenza, nella giusta quantità, ma non troppo – sono 1001 decisioni che vengono assunti regolarmente. Mentre ascoltiamo le persone, non si tratta solo di copiare e incollare da un’edizione all’altra, ma guardiamo sempre a cosa potremmo fare meglio o diversamente”.

E ci sono sempre delle sorprese, come le cinture del campionato che vanno perse da qualche parte nel mondo… “Dovevamo trovare rapidamente un piano B, perché è troppo tardi per avere nuove cinture, ma non vogliamo limitarci a dare un trofeo piccolo e ordinario, vogliamo qualcosa che sia prestigioso per i nostri vincitori”.

Anche la temperatura è un elemento con cui gli organizzatori di un evento all’aperto devono fare i conti. “L’anno scorso ha piovuto così tanto che il parcheggio è diventato un campo di fango. È stato necessario aiutare i veicoli a uscire e livellare la superficie per il giorno successivo. Nei paddock, per garantire la circolazione sicura delle moto, abbiamo dovuto acquistare urgentemente dei fogli di compensato e realizzare un percorso in legno fino alla pista, e tutto questo, nel cuore della notte!”

Oltre agli sconvolgimenti di Madre Natura, possono verificarsi guasti – nel 2024, era sul sistema di cronometraggio – e rendere più complicato il compito degli organizzatori. “Dobbiamo reagire rapidamente! Non vogliamo danneggiare lo spettacolo, ma vogliamo anche garantire condizioni sicure e ottimali per i piloti”.

Costi sempre più alti

L’inflazione non risparmia il settore degli eventi. “Che si tratti dell’attrezzatura e degli accessori che noleggiamo, del costo per ottenere le sanzioni di gara, delle borse stesse, tutto è più costoso. Guardiamo anche a cosa si fa altrove, in questo tipo di eventi, per rimanere competitivi in ​​termini di prezzi di ingresso. Dobbiamo quindi destreggiarci tra un budget limitato e soddisfare aspettative elevate”.

La ricerca di sponsor e partner è uno sforzo continuo. “Ci avviciniamo alle aziende tutto l’anno per cercare il loro sostegno. Riteniamo che anch’essi subiscano le conseguenze dell’inflazione; i soldi sono più difficili da ottenere”.

Fortunatamente l’organizzazione del Gran Premio non manca di ingegno. “Per la pubblicità cerchiamo di sviluppare quante più partnership di scambio possibili per ridurre i costi pur avendo la massima visibilità. Novità di quest’anno, per incentivare la vendita dei biglietti, abbiamo istituito l’Athlete Program, una formula che vediamo molto negli Stati Uniti, ma che qui è nuova. I piloti sono invitati ad avvicinarsi ai propri cari e alle reti per acquistare i biglietti, ognuno dei quali ha il proprio codice QR. Quando le persone acquistano i biglietti con questo codice, all’atleta viene pagato il 10% del prezzo del biglietto, il che riduce i costi di partecipazione. È un vantaggio per i nostri concorrenti, che allo stesso tempo diventano ambasciatori del Gran Premio Ski-Doo Valcourt”.