La proliferazione delle carte di credito rende difficile il controllo delle transazioni se ci basiamo sui rapporti dei revisori generali (AG) di quattro delle più grandi città del Quebec.
Gli AG di Montreal, Laval, Sherbrooke e Gatineau hanno tutti riscontrato problemi con l’utilizzo delle carte di credito nei rispettivi comuni.
Nel 2020, la VG di Sherbrooke, Andrée Cossette, ha osservato che quasi un dipendente su quattro aveva accesso a una carta, il che incoraggiava gli acquisti “last minute” e rendeva inefficiente il processo di acquisto.
Inoltre, MMe Cossette ha notato l’assenza di linee guida per molti tipi di addebiti, compresi quelli per i pasti, che ammontavano a quasi 700.000 dollari sulle carte di credito tra il 2015 e il 2018.
“I controlli sulle spese per pasti, viaggi, intrattenimento, bevande alcoliche, fiori, donazioni e altro devono essere regolati da linee guida appropriate, al fine di promuovere un comportamento etico”, ha scritto.
Pasti troppo cari
Anche a Laval il numero delle carte di credito e delle transazioni con carte è in aumento, ma le politiche non sono sempre state chiare o seguite, ha rivelato la revisore generale, Véronique Boily, nel suo rapporto 2022.
Ad esempio, i pasti pagati con la carta non raggiungevano i massimali consentiti e non c’erano limiti ai rimborsi alberghieri. È stata addirittura acquistata una carta regalo da 100 dollari della Société des alcools du Québec (SAQ) come riconoscimento per un dipendente, anche se questo tipo di spesa non era consentita.
Inoltre, le carte non venivano sistematicamente annullate in caso di uscita di un dipendente. Una tessera è rimasta valida addirittura quasi un anno dopo la partenza del funzionario. Alcune spese non erano accompagnate da documenti giustificativi. Infine, rileva anche “una mancanza di rigore” nella gestione delle carte carburante.
“Dal 2020 al 2022, sono stati pagati più di 17.000 dollari di interessi a causa del ritardo nel pagamento dei saldi delle carte gas, senza che la situazione fosse presa in considerazione”, si legge nel suo rapporto.
A Montreal, l’estate scorsa, la mancanza di controllo sulle spese effettuate con le carte è stata segnalata anche da quella che è diventata la VG di Montreal, Andrée Cossette, nel dossier dell’Office de consultation publique de Montréal (OCPM).
“Il Dipartimento delle Finanze procede direttamente al pagamento delle spese sostenute con le carte di credito senza però poterne convalidare la giustificazione e la fondatezza dato che i documenti giustificativi sono conservati presso l’OCPM”, ha osservato.
Un’analisi che risale
A livello cittadino, invece, l’ultimo audit completo sulle carte di credito risale al… 2015.
Ha rivelato che diversi dipendenti li utilizzavano al di fuori degli ambiti consentiti, ad esempio per pagare le spese di viaggio o le spese dei pasti.
Il professore della Scuola Nazionale della Pubblica Amministrazione Nicholas Jobidon afferma che tali controlli sono essenziali a tutti i livelli di governo, anche se le carte di credito vengono utilizzate per pagare contratti più piccoli.
“Se non viene effettuata alcuna pubblicazione, nessun controllo, nulla impedisce la deviazione di fondi pubblici per scopi privati”, avverte.
A Gatineau, nel 2018, l’AG Johanne Beausoleil ha scoperto numerose procedure inadeguate, in particolare quando i dipendenti pagavano alcune spese di viaggio con la loro city card e chiedevano anche il rimborso per lo stesso soggiorno.
“Diventa quindi estremamente difficile certificare che tutti i costi relativi alla stessa attività siano stati dichiarati o, al contrario, che alcuni di essi non siano stati dichiarati in duplice copia”, ha spiegato.
Related News :